Ondertussen realiseren steeds meer organisaties dat de opkomst van social media onvermijdelijk is en wijzen zij iemand aan die ‘het’ mag gaan doen. Er worden accounts aangemaakt op verschillende social media kanalen en de eerste berichten worden gedeeld. Maar hoe van hieruit verder te gaan? Het onderstaande stappenplan is geen rocket science, maar het werkt. Hierbij een korte toelichting.

Stap 1: WAAROM? Wat is het vraagstuk?

Het is logisch om social media te verbinden aan een intern- of extern gericht HR vraagstuk. Dus als eerste stel je de WAAROM vraag: wat is het vraagstuk wat je met social media zou willen ondersteunen? Denk hierbij aan: Hoe kunnen we social media inzetten om de organisatie te profileren als aantrekkelijke werkgever? Hoe kunnen we vacatures bij de doelgroep onder de aandacht brengen? Hoe kunnen we beter kennisdelen binnen de organisatie? Maar denk ook aan vraagstukken die te maken hebben met Interne Communicatie, Leren & Opleiden, Alumni Relaties, Samenwwerken, Onboarding, Interne mobiliteit, Medewerker Engagement, Duurzame Inzetbaarheid, Verandertrajecten etc. Het helpt om het vraagstuk zo concreet mogelijk te maken.

Stap 2: WIE? Wie is de doelgroep?

Nadat het vraagstuk duidelijk is gedefinieerd beschrijf je de doelgroep: WIE wil je eigenlijk bereiken? En wat weet je nu al van het online- en offline communicatiegedrag? Bij het in kaart brengen van de doelgroep is het van belang om een bredere scope met relevante actoren en stakeholders in kaart te brengen: de Community. Want juist vanwege het netwerkkarakter van social media is het interessant om niet alleen naar de doelgroep zelf, maar ook naar het netwerk van het netwerk van de doelgroep te kijken. Zet hierbij niet de organisatie of HR-afdeling, maar juist de doelgroep zelf centraal.

Stap 3: WAT is ons verhaal?

Vervolgens ga je nadenken over de content: waar wil je het eigenlijk over hebben? Daarbij kan het (internal of employer) merk met haar merkwaarden als ‘kapstok’ dienen. WAT is ons verhaal? Merk en merkwaarden bepalen samen als het ware het ‘speelveld’ van de content. Het Brandhouse is hierbij een handig model. De content die binnen de grenzen valt draagt bij aan het versterken van het merk, de content die hier buiten valt in principe niet. Hoe sterker de merkwaarden in het DNA van de organisatie verankerd zijn, hoe makkelijker het voor de medewerkers is om het verhaal van de organisatie uit te dragen en te vertalen in hun social media uitingen.

Stap 4: WAAR, HOE, WANNEER, WIE?

Zodra je dus weet waarom je social media in zou willen zetten,  op wie je je gaat richten en welk verhaal je naar buiten wilt brengen, kun je nadenken over de social media kanalen die je in zou willen zetten, de vorm (tekst, beeld, geluid), wanneer en hoe vaak je een bericht wilt plaatsen, wie dat dan gaat doen en wie er voor Monitoring en Webcare zorgt. Met andere woorden ‘Waar’, ‘Hoe’, ‘Wanneer’ en ‘Wie’. Een heleboel praktische zaken, die goed geregeld moeten worden. Een content kalender, dagelijkse ’10-minutes-content-meet-ups’, een efficiënte informatie-infrastructuur en kennisdelingscultuur, een duidelijke rollenmatrix en een goed monitoringsysteem zijn hierbij kritische succesfactoren.

Stap 5: Randvoorwaarden: succesfactor of struikelblok?

De implementatie verloopt alsnog moeizaam, of is zelfs gedoemd te mislukken, als er aan een aantal randvoorwaarden niet is voldaan. Om energie en tijd te besparen is het daarom zinvol in een vroeg stadium te bekijken of een randvoorwaarden juist een struikelblokken of kritische succesfactor is. Denk hierbij aan:

• Technische infrastructuur
• Mankracht, kennis en budget
• Management draagvlak en voorbeeldfunctie
• Ruimte, vertrouwen en empowerment
• Bestaande procedures en regels
• Eigenaarschap en verantwoordelijkheid
• Open cultuur, transparantie, bereidheid tot delen
• Merkambassadeurs en social media fans
• ‘Weerstanders’
• Incasseringsvermogen
• Realistische social media doelen en lange adem

Valkuilen

Veel voorkomende valkuilen die ik bij de implementatie van social media zie is dat het vraagstuk veel te breed wordt gedefinieerd, dat men bij voorbaat afhaakt omdat de doelgroep niet op social media zit, dat de merkwaarden onvoldoende betekenis hebben waardoor de social media uitingen alle kanten opgaan, dat men maar één persoon aanwijst die social media ‘erbij’ moet doen en dat er toch een aantal – soms van te voren te bedenken- struikelblokken tussen de randvoorwaarden bleek te zitten.

Experimenteren is een mooie start voor social media, maar enige structuur is noodzakelijk om de social media activiteiten naar de volgende fase te brengen.

Meer lezen? In het boek ‘HR & Social Media’ gaan we hier uitgebreider op in.