Op kantoor ontmoeten we elkaar, ongestoord werken doen we thuis!

• 

Nu we langzaam maar zeker nadenken over terugkeer naar het kantoor rijst ook de vraag wat we daar wel en niet (meer) gaan doen. Waar we enkele maanden geleden dachten dat op afstand werken in veel gevallen niet mogelijk was, hebben we ondertussen ervaren dat we veel van ons werk prima vanuit huis kunnen doen (en doen dat wellicht efficiënter en effectiever dan op kantoor). Maar we hebben ook een aantal dingen gemist in de afgelopen periode: het contact met het team, de toevallige ontmoeting bij het koffieapparaat en niet te vergeten een inspirerende plek waar we het gevoel en bij een ‘club’ te horen!

Wat gaan we straks doen, als we stapje voor stapje weer terug gaan naar kantoor? Grijpen we deze herstart aan om dingen anders aan te pakken? Gaan we zaken die we liever niet meer willen doen stoppen, zoals in de spits reizen om per se tussen negen en vijf op kantoor aanwezig te zijn, onnodige meetings bijwonen of in een rumoerige kantoortuin werken. Gaan we activiteiten die we juist wel waarde toe vinden voegen behouden, zoals de dagelijkse check-in met het team, gefocust werken in zelfbepaalde tijdsblokken, toevallige ontmoetingen bij het koffieapparaat en samen successen vieren (en tegenslagen verwerken). En gaan we nieuwe ontdekkingen uit de afgelopen lockdown-periode starten, zoals wandelend solliciteren, bewust extra moeite steken om elkaar (via laagdrempelige digitale tools) op de hoogte te houden, meer te vertrouwen op ieders verantwoordelijkheidsgevoel en vaker extra aandacht aan elkaar schenken door te vragen hoe het nou echt met de ander gaat?

Waar gaan we het kantoor in de toekomst voor gebruiken?

Als ik het kantoor van de toekomst vorm zou mogen geven, dan zou ik het gebruiken als een plek om ontmoetingen te faciliteren: nieuwe medewerkers een warm welkom te geven en goed te laten landen (onboarden), collega’s even spreken en serendipiteit te bevorderen (ontmoeten), een plek om ervaringen met vakgenoten uit te wisselen, (van elkaar) te leren en het team te versterken (ontwikkelen) en een plek om medewerkers die het team of de organisatie gaan verlaten te bedanken en een warm afscheid te geven (offboarden). Werken doen we, wat mij betreft, (ongestoord) thuis of op een derde werkplek! 

Onboarden

Voor nieuwe medewerkers (nieuw bij de organisatie of nieuw bij het team) is het belangrijk om een goede start te maken en zich snel thuis te voelen. Hoewel veel pre- en onboardingactiviteiten via apps, online of thuis kunnen plaatsvinden, is juist de ontmoeting op kantoor een belangrijk moment zodat de nieuwe medewerker eigen ervaringen kan verzamelen. Een korte ontmoeting met iemand uit de directie, de leidinggevende die je hartelijk welkom heet en de mogelijkheid om een band op te bouwen met directe collega’s (die komen die dag namelijk speciaal voor jou naar kantoor!) en met andere starters die een gelijksoortige reis doormaken. Even ruiken, proeven en voelen aan de sfeer. Het lijken maar kleinigheden, maar cultuur wordt juist ook zichtbaar in dit soort procedures, rituelen en artefacten (zoals kantoorinrichting, een kennismakingslunch en een welkomspakket met handige en informatieve inhoud).

Hoewel er ook wat voor te zeggen is dat cultuur juist in het collectieve gedrag en ervaringen van de mensen zelf zit en een kantoor maar een uiterlijke verschijningsvorm is – die ook nog eens makkelijk opgepoetst kan worden- blijft een kantoor bij de start (dus ook voor freelancers, uitzendkrachten, klanten, leveranciers en andere samenwerkingspartners) een belangrijke plek innemen.

Ontmoeten & Ontdekken

Tijdens het op afstand werken, zijn we erachter gekomen dat we toch vooral de sociale contacten missen. Onderzoek bevestigt dat dit de belangrijkste reden is om straks weer terug te willen gaan naar kantoor.

Hoewel ik overtuigd ben dat we er op de langere duur steeds meer aan gaan wennen om contacten met collega’s ‘digitaal te doen’ en daar nog creatievere vormen voor gaan vinden, zijn er ook andere redenen waarom het goed is om elkaar op gezette tijden (die we dan buiten de spits om kunnen plannen) in het echt te ontmoeten.

Door niet meer op kantoor te werken missen we bijvoorbeeld het gemak om even bij elkaar binnen te lopen, kort een vraag te stellen, iets af te stemmen of toevallig een waardevol stukje van de puzzel te vinden zonder dat we wisten dat we ernaar op zoek waren (serendipiteit). Dat kan op afstand natuurlijk ook, maar als we agenda’s maar vol blijven plannen, ‘beschikbaarheidsbolletjes’ altijd op rood zetten en niet deelnemen aan de virtuele dagstart, virtuele koffie of vrijmibo, bestaat de kans dat met decentrale werkplekken de onderlinge verbinding (samenwerking) en verbondenheid (duidelijkheid over mijn bijdrage aan het grotere geheel) minder wordt.

Door af en toe met het team fysiek bij elkaar te komen, duidelijke samenwerkingsafspraken te maken en even te kalibreren, worden dit soort contact- en aanspreekmomenten op afstand makkelijker.

Ontwikkelen & Opleiden

Eén van de belangrijkste aspecten om mee te kunnen bewegen met verandering is het vermogen om nieuwe ervaringen om te zetten in effectief gedrag (learning agility). Het gaat hierbij zowel om het leervermogen van de individuele medewerker als de lerende organisatie als geheel systeem.

Ik zie het kantoor dan ook als de plek waar je laat zien hoe belangrijk Ontwikkelen & Opleiden is: waar leerruimtes zijn ingericht voor verschillende coachings- en trainingsvormen (offline, online, blended, hybride), waar de academie van de organisatie haar thuis heeft en waar ruimte is – letterlijk en figuurlijk – voor zelfreflectie en bewustwording (hoe voeg ik waarde toe en kan ik mezelf blijven ontwikkelen om relevant te blijven).

Het kantoor kan ook onderdak bieden aan zogenaamde Communities of Practice (CoP), waar vakgenoten van binnen (en buiten) de organisatie ervaringen en nieuwe inzichten met elkaar delen en aan next practices werken. Een plek om aan de hand van fysieke bijeenkomsten de verbindingen binnen en tussen teams en CoP’s te versterken en silo-vorming (een hardnekkig probleem dat ik zowel binnen traditionele als wendbare organisates zie) tegen te gaan.

En als laatste toevoeging: het kantoor kan ook een plek zijn waar teams de rust en ruimte vinden om te werken aan teamontwikkeling:

Straks werken we offsite en komen we juist onsite voor teambuilding en –ontwikkeling!

Offboarden

Als ik organisaties vraag wat zij aan offboardingactiviteiten doen, dan blijft het vaak angstvallig stil. Behalve een bloemetje of kadobon en een afscheidsborrel met het team, wordt er vaak niets gedaan. Oh ja, soms wordt er nog een personeelsblad toegestuurd of een dag voor gepensioneerden georganiseerd (vind ik overigens wel weer charmant).

Ondertussen is onze kijk op de relatie met de medewerker gelukkig aan het veranderen. Waar we eerst een zogenaamde rechtlijnige benadering hadden, realiseren we ons steeds meer dat voormalig medewerkers niet alleen goede aanbevelers van het (werkgevers)merk kunnen zijn, maar dat het aantrekkelijk is om een duurzame of zogenaamde circulaire arbeidsrelatie met elkaar op te bouwen, waarbij medewerkers in de toekomst mogelijk terugkomt en hun talent en expertise daar inzet waar het nodig is (waar de opgave of de klus ligt). 

Straks gaan we ook dit afscheidsritueel een plekje geven op kantoor: een warm afscheid is het minste wat je medewekers kunt geven als bedankje voor de tijd, inzet en energie die zij in de organisatie hebben gestoken. En denk bij offboarding ook aan momenten als zwangerschapsverlof, het wisselen van afdeling of team, kortom alle momenten waar een medewerker, freelancer, uitzendkracht of adviseur een omgeving verlaat en op pad gaat naar een nieuwe omgeving.

Permanent werken op afstand of hybride vormen?

Deze week adviseerde de Denktank Coronacrisis om blijvend op thuiswerken in te zetten. In de kantoormarkt zien we dat kantoren worden opgezegd omdat bedrijven vaker remote willen (blijven) werken. Afgelopen maand kondigden onder andere Facebook en Twitter aan dat hun medewerkers permanent op afstand mogen werken en GitLab bijvoorbeeld doet dit al langer. Is er inderdaad een verschuiving aan de gang? 

Wat nou als we de medewerker een keuze geven (lees dan vooral eerst deze blog van de CEO van GitLab)? Aan de ene kant thuiswerken stimuleren zodat er gefocust gewerkt kan worden met goede voorzieningen, geen tijd verloren wordt aan het op en neer reizen naar kantoor en dit dus ook duurzamer is voor het milieu en aan de andere kant het kantoor vooral uitnodigend maken voor onboarden, ontmoeten, ontwikkelen en offboarden en voor diegenen die thuis of op een derde werkplek* écht geen goede werkomgeving ervaren een aantal werkplekken op kantoor faciliteren om ongestoord te kunnen werken (te reserveren via een app!).

Is het nog een kwestie van tijd voordat we helemaal geen kantoren meer hebben? Is mijn idee om het kantoor in de toekomst nog in de lucht te houden een voortvloeisel uit ‘oud’ denken waarbij we een organisatie zien als een fysieke, tastbare plek met duidelijke organisatiegrenzen? Zijn we eigenlijk niet al in het tijdperk beland van de fully remote office en is de hybride vorm alleen maar een tussenstation? We gaan het zien. Ik ben in iedergeval benieuwd hoe jij het ziet!

Voetnoot: * In 2012 organiseerde ik Trainstorm 2030 (een brainstorm in de trein) over de toekomst van werk. Daarin bespraken we. o.a. met architect Robert Winkel, verschillende scenario’s over de werkomgeving van de toekomst. Een aantal van die scenario’s zie ik steeds meer vormkrijgen. Ten eerste was dat het scenario waarin we steeds meer huizen gaan (ver)bouwen om een geschikte kantoorruimte binnenshuis (of in de tuin) te maken, zodat we gefocust en plezierig vanuit huis kunnen werken. In een tweede scenario, gaan we nieuwe gebouwen ontwikkelen waarin naast woonunits, sportfaciliteiten, kinderopvang ook gezamenlijke werkplekken zijn inbegrepen! In een derde scenario beschreven we zogenaamde buurthubs of regiohubs waarin medewerkers van verschillende organisaties in verzamelwerkplaatsen om de hoek (dus te voet of met de fiets te bereiken) werken.