5 Tips Voor Een Minder Vol (HR) Bordje!

Het is weer de tijd van het jaar om lijstjes met HR trends & voorspellingen, aandachtsgebieden en strategische HR-agenda’s voor 2021 op te stellen. Vraag jij je ook wel eens af hoe jullie dit allemaal voor elkaar gaan krijgen? Vaak blijken onze ogen groter dan de maag, ook als het gaat om het opstellen van de strategische HR-agenda. Zeker in deze periode waar COVID-19 ook al op ons bordje ligt, is het raadzaam om iets minder op te scheppen!

Want als we íets hebben geleerd van 2020, dan is dat hopelijk dat – om snel en/of adequaat op (onverwachte) veranderingen in te kunnen spelen – we ons bordje niet te vol moeten hebben liggen. Bovendien zien we dat het HR-systeem op veel plekken piept en kraakt onder de versnelling en grote druk. We hebben het gered omdat mensen een tandje bij hebben gezet, gaten hebben ‘dichtgefietst’ en op hun tenen hebben gelopen. Dat is op lange termijn niet vol te houden. Het is ondertussen duidelijk geworden wat niet (zo goed) werkt en we hebben dus ook nog ruimte nodig – in onze agenda en in ons hoofd – om HR op onderdelen opnieuw uit te vinden en in te richten. Dat doe je er niet even bij!

Vijf tips om niet teveel op het bordje (van HR) te scheppen.

Hoe zorg je er nou voor dat je niet teveel op de strategische agenda zet, maar wel focus houdt, (business) value leverten de vaart erin houdt? Hierbij vijf tips die kunnen helpen:

1. Schep niet teveel op en stel regelmaat prioriteiten bij

Vaker dan eens zie ik HR-teams die een (meerjaren) plan hebben opgesteld om vervolgens keihard aan de slag te gaan. Gedurende het jaar komen er dan nogaleens onverwachte klussen bij of blijkt een ingepland project toch naar voren te moeten worden getrokken of langer te duren. Ondertussen valt er niets van de oorspronkelijke lijst af en stapelt het werk zich snel op.

Breng regelmaat in het aangeven en herzien van prioriteiten: blijf scherp op het afstemmen van prioriteiten met de business (naar ‘binnen’ kijken), met trends & ontwikkelingen (naar ‘buiten’ kijken) en met wat komen gaat (‘vooruit’ kijken) en bewaak vervolgens streng de balans tussen vraag (werk dat verzet moet worden) en aanbod (menskracht). Wat gaat er van de lijst af als er iets nieuws bijkomt en voegen deze werkzaamheden inderdaad waarde toe aan de organisatie(doelen) en klantbehoefte?

2. Maak kleine porties en schep pas weer op als er ruimte is!

Kijk dus kritisch of de hoeveelheid onderwerpen op de HR-agenda behapbaar is en of je enige fasering aan kunt brengen door op één of twee grote projecten tegelijkertijd te focussen en pas een volgend project toe te voegen als het andere klaar is of van de lijst verdwijnt. Daarnaast kun je de werkzaamheden en projecten zelf ook in kleinere porties verdelen, zoals we dat bij agile werkmethoden gewend zijn te doen. Hierbij staat op een zogenaamde geprioriteerde backlog wat er gedaan moet worden en bepaalt het team vervolgens zelf wie, welke taken als eerste opgepakt. Een handige manier om deze kleinere porties te prioriteren is de MoSCoW-methode: wat zijn de Must Haves, de Should Haves, de Could Haves en de Won’t Haves. Dus eerst met de dingen die echt moéten aan de slag en pas als er tijd over is met de rest. Dus geen tijd? Dan de Could Haves niet meer doen! En de Won’ts haves … waarom zou je die überhaupt doen? 

3. Creëer bewust lucht & ruimte

Als het team bij voorbaat al honderd procent of meer volzit met lopende en nieuwe werkzaamheden, dan is er onvoldoende ruimte om onverwachte situaties op te vangen, geen moment om even op adem te komen, weinig tijd om aan persoonlijke- en teamontwikkeling te werken (laat staan met innovatieve ideëen te komen), zonder dat de medewerker hier extra tijd voor moet investeren. Niet erg voor af en toe, maar op de langere termijn niet wenselijk!

Wat nou als je medewerkers structureel ruimte geeft om een gedeelte van hun tijd ‘anders’ te besteden: om zichzelf te ontwikkelen, om te experimenteren met nieuwe ideëen, om naast de vaste functie ook een nieuwe rol te vervullen of juist datgene waar ze al heel goed in zijn elders in de organisatie in te zetten of gewoon even een keer rustig adem te halen. En alleen als het écht nodig is, deze buffer in tijd te gebruiken om een piek op te vangen.

Daarnaast kun je ook kijken of er elders in de organisatie ruimte is: door in multidisciplinaire teams samen te werken met (expertise)rollen van buiten de HR-bubble wordt een HR-vraagstuk niet alleen vanuit meerdere perspectieven bekeken en bevorder je kruisbestuiving – wat voor menig HR-onderwerp een must is- maar zorg je bovendien voor extra menskracht!   

4. Focus op de goede dingen doen

Binnen HR is er veel focus op operational excellence en terecht want zeker in data- en ondersteunende processen wil je liefst een foutloze en goed geoliede ‘machine’. Maar een goede output beteken niet altijd een goede outcome. Hebben we inderdaad díe dingen gedaan die het onderliggende (klant)vraagstuk oplossen?

Een aantal jaar geleden bracht ik bij een organisatie de processen binnen HR in kaart en daardoor kwamen we tot een aantal interessante inzichten (zie ook de tekening):

💡 niet alle processen hadden daadwerkelijk toegevoegde waarde voor de (interne) klant of waren nodig om het HR-systeem te ondersteunen;

💡  niet alle onderdelen/stappen waren nodig of voegden iets toe in het proces;

💡 sommige dingen werden dubbel (of zelfs driedubbel) gedaan;

💡 in sommige gevallen was er een onnodige laatste stap toegevoegd die voor de klant geen extra waarde toevoegde.

Soms blijkt 80% ook goed genoeg te zijn.

Vooral dat laatste is me heel erg bijgebleven. Soms blijkt 80% ook goed genoeg te zijn. Dat wil niet zeggen dat je de kantjes eraf loopt, incomplete producten oplevert of ondermaatse diensten verleent maar dat je afweegt of die laatste 20% genoeg toegevoegde waarde oplevert om de inspanning te rechtvaardigen. Kijk – samen met je interne klant – eens kritisch naar de ‘ways of working’, processen en opleverciteria en reflecteer of de focus ligt op ‘de dingen goed doen’ of ‘de goede dingen doen’.

5. Maak ruimte met behulp van ‘afschafsessies’

Kennen jullie de KonMari-methode? Marie Kondo is een Japanse ‘opruimgoeroe’ die jou meeneemt in oplossingen om je huis systematisch op te ruimen en van onnodige spullen te ontdoen. Vrij rigoreus, maar jeempie wat een ruimte ontstaat er in in keer in je huis en je hoofd: innerlijke ordening! Pas dit ook eens toe op je HR-processen en procedures: welke activiteiten voegen daadwerkelijk klantwaarde toe of zijn noodzakelijk om het HR-systeem te ondersteunen en welke activiteiten belemmeren, bestaan uit ‘gebakken lucht’, worden (drie)dubbel gedaan of voegen eigenlijk niets toe? Gooi ze weg (nadat je ze hebt bedankt voor trouwe dienst, aldus Marie Kondo) of bouw ze om, want soms kom je er op deze manier achter dat een complete redesign van een dienst of product nog de enige oplossing is.

Meer impact maken en een schepje er bovenop.

Hiermee wil ik overigens niet zeggen dat de strategische HR-agenda niet ambitieus mag zijn en duidelijkheid zou moeten geven over waar we heen willen en wat we willen bereiken als we vooruit kijken. Integendeel, je zult ervaren dat je met behulp van bovenstaande tips juist meer impact kunt maken en er uiteindelijk misschien nog een schepje bovenop kunt doen!