Vier rollen van HR in de Agile Transitie

Traditionele manieren om werk te organiseren lijken steeds minder goed te passen en we zijn druk bezig om alternatieve manieren te vinden en vorm te geven. Het is goed te zien dat een aantal pioniers nadenkt over de organisatie(structuur) van de toekomst, bestaande HR-tools opnieuw vormgeeft zodat ze beter passen bij de veranderde behoeftes van de organisatie, experimenteert met agile manieren van werken in HR en HR’s eigen rol opnieuw aan het uitvinden is! Maar voordat we ons vol enthousiasme storten op de HR-rollen in de organisatie van de toekomst (volgende blog), laten we eerst eens kijken wat HR kan doen in de transitie van een traditionele naar een wendbare organisatie!

De organisatie van de toekomst is wendbaar

Dus, als traditionele, hiërarchische organisaties minder passend zijn, wat dan wel? We zien een duidelijke verschuiving richting organisaties die plat (als in gedistribueerd), verbonden en transparant zijn. Ik gebruik daarvoor graag de metafoor van pizza’s, zoals beschreven in de het raamwerk van De 12 Ingrediënten van Wendbare Organisaties

De 12 ingrediënten zijn gegroepeerd rondom vier wendbaarheidsthema’s: agile werken, flexibel organiseren, mens- en waardegedreven leiderschap en shared purpose & relevantie. Deze vier thema’s samen, vormen de agile cultuur & mindset. In de transitie van ‘traditioneel’ naar ‘agile’ zul je met alle 12 ingrediënten en dus met alle vier de wendbaarheidsthema’s aan de slag moeten gaan! Het beste recept voor een organisatie (hoeveelheden en bereidingswijze) is afhankelijk van de context, company phase, culture en courage. 

Drie (of misschien vier?) HR rollen in de Agile Transitie

Wat is er voor HR te doen in deze context? Ik zie drie belangrijke rollen voor HR om de transitie te (bege)leiden: de HR-Agilist, de Transitieleider en de Trendvertaler.

* De HR-Agilist >

Dit is de meer pragmatische rol waarin HR daar waar passend ‘agile werkwijzen’ zoals Scrum, Kanban en Design Thinking (of welke andere unieke versie dan ook) gebruikt in de eigen HR werkzaamheden.

Het gaat over HR:

• dat de behoeftes en uitdagingen van de eindgebruiker begrijpt en deze inzichten gebruikt om oplossingen te co-creëren in multidisciplinaire teams (met daarin expertrolen die daadwerkelijk waarde toevoegen bij het oplossen van het probleem).
• dat de activiteiten in kleine stappen verdeelt (waarbij iedere stap op zich waarde toevoegt, korte feedback-loops gebruikt zodat aanpassingen en verbeteringen bij iedere nieuwe ronde kunnen worden doorgevoerd.
• waarbij het team visueel werkt: aan de ene kant om transparantie te verbeteren, maar ook om stakeholders betrokken te houden en kruisbestuiving tussen team(member)s te bevorderen.
• dat medewerkers aanmoedigt om zich uit te spreken en mee te doen in de continue dialoog, gefaciliteerd door praktijken als daily stand ups en retrospectives (terugblik hoe je het als team hebt gedaan).
• dat tijd blokt (time boxing) – al is het maar een middag per week – voor mini sprints waarin het team samenkomt rondom een opgave/uitdaging en hun tijd besteedt om gezamenlijk hieraan te werken (doen!)

Of het nu gaat om het op gang krijgen van employer branding-activiteiten, het herontwerpen van performance management, het zoeken naar alternatieve vormen van belonen, het opnieuw vormgeven van een trainingprogramma of de implementatie van een nieuwe feedback tool, de HR-Agilist is niet bang om te exprimenteren en vraagt zichzelf steeds af “Wat is de behoefte van de medewerker? Hoe kunnen we de teamleider helpen de teams beter te ondersteunen? Wat kunnen we doen om HR-diensten wendbaarder te maken? Welke (onnodige) procedures kunnen we afschaffen of vereenvoudigen en leaner maken in de huidige HR-processen?” 

* De Transitieleider >

Een bijkomend voordeel om agile te werken in HR is dat het voorkomt dat HR ‘slimme’ oplossingen bedenkt vanuit een geïsoleerde positie. Het zorgt ervoor dat HR erop uit gaat en automatisch het perspectief van de (interne) klant en andere stakeholders meeneemt (kanteling van het perspectief van organisatie/HR-centraal naar mens/individu-centraal en uiteindelijk netwerk-centraal). Het helpt HR ook om de rol van Transitieleider beter te begrijpen. In deze rol begeleidt (of leidt) HR de organisatie richting meer wendbaarheid. Van A (oude paradigma) naar B (nieuwe paradigma), via B! Te vaak zie ik Transitieleiders die toekomstbestendige organisaties proberen neer te zetten met exact dezelfde bouwstenen die werden gebruikt in traditionele organisaties. Okay, er zijn een aantal basiselementen die je mee kunt nemen in de nieuwe realiteit, maar in veel gevallen betekent het dat je oude zaken los moet laten (denk aan harkjes-en-blokjes, statische functies, hiërarchische aansturing, one-size-fits-all HR-oplossingen) en moet herontwerpen of zelfs helemaal opnieuw moet (op)bouwen. De Transitieleider is in staat om oude gebruiken, manieren van denken en ‘zo-hebben-we-het-altijd-gedaan’-houdingen los te laten en heeft een global idee hoe B eruit ziet en weet hoe hij/zij people practices die bij B passen samen met andere belanghebbenden kan creëren! De Transitieleider begrijpt de onderlinge afhankelijkheden tussen de ingrediënten en ziet dat door aan de slag te gaan met het ene ingrediënt dit een reactie of zelfs ‘klonters’ kan veroorzaken in één van de andere ingrediënten.

“De organisatiestructuur en teamopzet veranderen naar zelfsturende teams resulteert in ‘klonters’ op andere plekken. Door deze klonters één voor één uit het pizzadeeg te kneden en te begrijpen waar de volgende klonter gaat ontstaan, helpt de Transitieleider de transitie voorwaarts!”

In de praktijk zie ik vaak dat HR vaak pas in een laat stadium betrokken is in het transitieproces: bijvoorbeeld als de ondernemingsraad instemming moet geven bij een reorganisatie of wanneer HR-tools moeten waorden aangepast. Dat vind ik jammer, omdat we met onze kennis van en visie op organisatie-architectuur, verandermanagement en coaching, we– juist in het vroege stadium van de transitie – zeker van toegevoegde waarde zijn. Zet dus een stap vooruit en bied je diensten aan!    

* De (Visionaire) Trendvertaler >

De Trendvertaler kan de Transitieleider helpen om verschillende plaatjes van de organisatie van de toekomst te schetsen, aangezien hij/zij constant de trends & ontwikkelingen aan het monitoren is en deze vertaalt naar de context van de organisatie. Sowieso gaat het dan om trends die direct gerelateerd zijn aan HR, Cultuur & Leiderschap en de Toekomst van Werk, zoals de schaarste op de arbeidsmarkt, vaardigheden voor de 21ste eeuw, de impact van kunstmatge intelligentie, groeiende aandacht voor werkgeluk enzovoorts, maar ik moedig mensen ook altijd aan om een bredere blik te hanteren en ook naar ontwikkelingen kijken op het gebied van:

• (wereldwijde) samenleving
• wetenschap & technologie
• demografie
• politiek & economie

Welke impact hebben deze ontwikkelingen op de organisatie, HR en de individuele medewerker?  

Deze rol helpt HR ook om er meer ‘bovenop’ te zitten: steeds een stapje vóór en klaar om in beweging te komen! Het zorgt er ook voor dat HR’s perspectief niet (alleen) naar binnen, maar juist ook naar buiten is gericht! Omdat organisatiegrenzen steeds vager worden en interne en externe work forces meer en meer door elkaar heen gaan lopen (in talent communities, kennisnetwerken, alumni-groepen enzovoorts) is het belangrijk dat we goed begrijpen wat deze ‘externe’ werkkrachten drijft, hoe we hen kunnen betrekken, een waardevolle bijdrage kunnen laten leveren aan de shared purpose & relevantie en hen onderdeel kunnen laten voelen van (de cultuur van) de organisatie.

Alhoewel ik geloof dat de Trendvertaler niet bij één functie of team belegd zou moeten zijn, maar dat iedereen de veratwoordelijkheid heeft nieuwsgerig & alert te zijn, kan de Trendvertaler helpen informatie over relevante ontwikkelingen en innovaties te delen en anderen in de orgnisatie inspireren en in beweging brengen! 

Is er een vierde rol?

Deze drie rollen zijn met elkaar verbonden: de HR-Agilist kan de Transitieleider laten zien hoe agile werkwijzen kunnen worden gebruikt in het transitieproces en kan met de Trendvertaler de laatste ontwikkelingen op het gebied van people practices binnen de organisatie delen. De Transitieleider op zijn beurt, kan de HR-Agilist voeden met informatie over de (HR) behoeftes & uitdagingen in de agile teams en kan met de Trendvertaler de ontwikkelingen van de huidige staat van wendbaarheid in de organisatie delen. De Trendvertaler, tenslotte, kan informatie delen met de HR-Agilist over huidige trends op het gebied van agile werken en kan de Transitieleider helpen een duidelijk(er) beeld van de organisatie van de toekomst te schetsen

Maar ik zie nog een belangrijke rol voor HR in deze transitie. Namelijk de rol van ‘aanjager’ of ‘vuurverspreider’. HR kan de onverwachte – of juist voordehandliggende- helper zijn om agile verder te brengen in de rest van de organisatie. Door agile en innovatieve hubs, zowel binnen als buiten de organisatie, met elkaar te verbinden. Degene die ervoor zorgt dat de temperatuur van de oven heet genoeg is … het vuur aanwakkert!

HR was nog nooit zo leuk: laten we het vuurtje verder verspreiden!